Privacy gebouwd op vertrouwen.

Over dit beleid

Dit privacybeleid beschrijft hoe DoorLetter persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer je onze website en diensten gebruikt. We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en toepasselijke Nederlandse privacywetgeving.

Wie zijn wij

DoorLetter wordt geëxploiteerd door Jiri Bindels, gevestigd in Nederland. DoorLetter treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de persoonsgegevens die worden beschreven in dit beleid.

Voor privacyzaken kun je contact met ons opnemen via ons contactformulier.

Informatie die we verzamelen

• Accountgegevens: Je e-mailadres wanneer je een account aanmaakt.
• Woning- en bezorggegevens: Het adres van de ontvanger (huiseigenaar) en inlogcodes die aan huiseigenaren worden verstrekt.
• Berichtinhoud: De tekst van het bericht dat je opstelt en verzendt.
• Betalingsgegevens: Betalingen worden verwerkt door een externe betalingsverwerker. We ontvangen alleen een betalingsbevestiging; we slaan geen kaartgegevens op.
• Gebruiks- en analysegegevens: Bezochte pagina's en gebruikte functies, geanonimiseerd via Google Analytics (alleen met jouw toestemming).

Rechtsgrondslag voor verwerking (AVG art. 6)

• Art. 6(1)(b) — Uitvoering van een overeenkomst: Het bezorgen van berichten en het beheer van je account.
• Art. 6(1)(f) — Gerechtvaardigde belangen: Verbetering van de service, fraudepreventie en analyses.
• Art. 6(1)(a) — Toestemming: Analytische cookies (intrekking van toestemming heeft geen terugwerkende kracht).
• Art. 6(1)(c) — Wettelijke verplichting: Het bewaren van financiële administratie conform de wettelijke bewaarplicht.

Cookies

We gebruiken essentiële cookies (Supabase-sessie) en, met jouw toestemming, Google Analytics. Meer informatie over de cookies die we gebruiken vind je in ons Cookiebeleid.

Hoe we je gegevens gebruiken

• Het bezorgen van je bericht bij de beoogde huiseigenaar.
• Het beheren van je account en authenticatie.
• Het veilig verwerken van betalingen.
• Het sturen van meldingen over de status van je bericht en reacties.
• Het verbeteren en ontwikkelen van de DoorLetter-service.
• Het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving.

Externe verwerkers

Om DoorLetter te kunnen leveren, schakelen we zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners in. Zij verwerken persoonsgegevens uitsluitend namens ons en op basis van verwerkersovereenkomsten. We werken met de volgende categorieën verwerkers:

• Vercel — hosting van de website (VS/EU)
• Supabase — database, authenticatie en accountbeheer (EU)
• Stripe — betalingsverwerking (VS/EU)
• Pingen (Zwitserland) & PostNL — drukwerk en bezorging van brieven in Nederland
• Lob (VS) — drukwerk en bezorging van brieven in de Verenigde Staten
• Resend — verzending van transactionele e-mail
• Anthropic (VS) — AI voor het modereren en helpen opstellen van berichten (zie "Geautomatiseerde verwerking & AI")
• Google Analytics — websitestatistieken (alleen met jouw toestemming)
• Google Maps / Places — adresinvoer en -validatie

Geautomatiseerde verwerking & AI

Wanneer je een bericht opstelt of verstuurt, wordt de tekst (en het doeladres wanneer je de AI-schrijfhulp gebruikt) verwerkt door Anthropic (Claude) om ongepaste inhoud te modereren en, op jouw verzoek, een concepttekst te genereren. Deze verwerking is geautomatiseerd maar heeft geen rechtsgevolgen voor jou; een afgekeurd bericht betekent alleen dat het niet wordt verzonden. Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.

Huiseigenaren & ongevraagde post

Als je een DoorLetter ontvangt zonder dat je een account hebt, verwerken we je adres om de brief van een afzender bij je te bezorgen. Adresgegevens zijn afkomstig van de afzender of uit openbare registers (zoals de Nederlandse BAG). De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang (en dat van de afzender) om huiseigenaren te bereiken (AVG art. 6(1)(f)).

Je hebt te allen tijde het recht van bezwaar (AVG art. 21). Meld je af voor alle verdere post via doorletter.com/unsubscribe of mail privacy@doorletter.com. We voegen je adres dan toe aan onze blokkeerlijst en je ontvangt geen brieven meer.

Internationale gegevensoverdrachten

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder de Verenigde Staten en Zwitserland. Waar gegevens buiten de EER worden overgedragen, zorgen we voor passende waarborgen, zoals EU-standaardcontractbepalingen (SCC's), het EU-VS Gegevensprivacyraamwerk (DPF) of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Bewaartermijnen

• Accountgegevens: tot je een verwijderingsverzoek indient.
• Berichtinhoud: tot verwijdering van je account of na 3 jaar inactiviteit.
• Financiële administratie: 7 jaar conform de Nederlandse fiscale bewaarplicht (BWB).
• Analysegegevens: 14 maanden (standaardinstelling Google Analytics).

Jouw rechten onder de AVG

• Recht op inzage (art. 15): Je kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die we over je bewaren.
• Recht op rectificatie (art. 16): Je kunt correctie van onjuiste of onvolledige gegevens verzoeken.
• Recht op wissen / recht op vergetelheid (art. 17): Je kunt verwijdering van je persoonsgegevens verzoeken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20): Je kunt je gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat ontvangen.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18): Je kunt ons verzoeken de verwerking van je gegevens te beperken.
• Recht van bezwaar (art. 21): Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen.
• Recht op intrekking van toestemming: Je kunt je toestemming voor analytische cookies op elk moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.
• Recht om een klacht in te dienen: Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dien je verzoek in via ons contactformulier. We reageren binnen 30 dagen.

Inwoners van Californië — CCPA

Als je inwoner bent van Californië, heb je op grond van de California Consumer Privacy Act (CCPA) de volgende rechten:

• Recht op informatie: Je kunt weten welke persoonsgegevens we over je verzamelen.
• Recht op verwijdering: Je kunt verwijdering van je persoonsgegevens verzoeken.
• Recht om je te verzetten tegen verkoop: We verkopen geen persoonsgegevens.
• Recht op non-discriminatie: Je wordt niet gediscrimineerd voor het uitoefenen van je CCPA-rechten.

Voor CCPA-verzoeken kun je ons contactformulier gebruiken.

Privacy van kinderen

DoorLetter is niet gericht op personen jonger dan 18 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Als we ontdekken dat we persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, zullen we deze zo snel mogelijk verwijderen.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We plaatsen wijzigingen op deze pagina met een bijgewerkte datum. Bij wezenlijke wijzigingen sturen we je een e-mailmelding.

Contact

Als je vragen hebt over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via ons contactformulier.